Google 문서는 문서를 만들어 서식을 지정하고 다른 사용자와 함께 작업할 수 있도록 도와주는 온라인 워드프로세서로서 광범위하게 많이 쓰이고 있습니다. 또한, 대응성이 뛰어나고 클라우드 환경으로 쓸 수 있으며 고급 공동(협업) 작업 기능이 포함되어 있습니다. 그러나 대부분 문서도구 툴 사용 능력에 있어서 항상 같은 툴만 사용하다 보면 문서 작업 능력이나 수행 능력이 남들보다 뒤떨어질 수밖에 없습니다.
구글은 전반적인 편집 환경을 좀더 개선하기 위해 구글 문서도구를 최대한 활용하는 방법에 대한 몇 가지 팁을 제공합니다. 다음은 구글 문서를 사용한다면 알아두면 정말 유용한 16가지 구글 문서도구 팁을 소개 하겠습니다.
목 차
1. 구글 드라이버 문서 내에서 자료 or 이미지 검색
구글은 구글 문서도구 자체에 검색 엔진 기능을 추가하여 사용자가 현재 작업 창에서 웹 브라우저로 나가지 않고도 검색 작업(예: 검색내용 or 이미지)을 추가할 수 있습니다. 구글 문서 상단 툴바에 있는 '도구'로 들어가서 '탐색'을 클릭해줍니다. 또는 단축키 Ctrl-Alt-Shift-I를 클릭하여 찾을 수 있습니다.
오른쪽 사이드바에 웹, 이미지, 드라이브, 세개의 카테고리가 나옵니다. 이 세개의 카테고리 중에서 원하는 검색어로 검색을 하면 검색 결과가 아래와 같이 나옵니다.
이렇게 구글 문서의 '도구' 툴을 이용하면 원하는 검색어로 쉽게 웹 검색을 할 수 있을뿐만 아니라, 문서 내에 쉽게 이미지나 도형을 추가할 수 있습니다.
2. 문서 내에서 단락을 위아래 단축키로 이동
보통 문서의 한 섹션에서 다른 섹션으로 전체 단락을 이동하려면 해당 섹션을 복사해서 붙여넣은 다음, 원래 위치에 있던 문단 섹션을 삭제합니다. 그러나 문서가 크고 변경 작업이 많은 경우 약간 지저분해져 실수로 중복된 정보가 생성되는 경우도 있습니다. 이러한 번거로운 불편을 피하기 위해 키보드를 사용하여 전체 단락을 위아래로 쉽게 이동할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
이동할 텍스트를 드래그해서 선택합니다. 그런 다음 Alt와 Shift를 누른 다음 키보드 위아래 화살표를 사용하여 전체 섹션을 문서 위아래로 이동하면 됩니다. 아마 이 기능을 알고나면 복사해서 붙여넣는 수작업을 않하게 되실것입니다.
3. 전자 서명 추가
전자 서명은 여러 문서에 개개인의 의견을 추가할 때 유용합니다. 문서를 인쇄하고, 실제로 서명하며 다시 PC로 스캔한 다음 이메일로 발송할 수 있습니다. 전자 서명을 만드는 방법은 다음과 같습니다.
구글 문서의 상단 툴바의 '삽입' 탭에서 '그리기'를 선택합니다. 다음 '새 그림'을 선택해서 직접 서명을 그려 넣을 수도 있습니다. 또는 '드라이브에서 삽입'을 선택해서 본인 필체로 서명한 사인을 스마트폰으로 찍거나 스캔받아 놓은 이미지 파일을 찾아서 삽입하면 됩니다.
4. 반복된 텍스트나 기호 관리
일반 문자를 이용해서 자주 사용하는 기호를 대체 항목으로 지정해서 사용할 수 있습니다. 반복되는 텍스트나 기호를 환경설정 대체 항목을 사용하여 설정해 놓으면 시간을 절약하는데 유용합니다.
구글 문서의 상단 툴바의 '도구'에서 '환경설정'으로 들어갑니다. 팝업 창이 나타나면 '대체 항목' 탭에서 '바꾸기'의 빈공간에 본인이 자주사용하는 텍스트나 기호를 입력합니다. '다음으로 바꿈'의 빈공간에 본인이 원하는 결과의 텍스트나 기호를 입력해주면 됩니다. 그런 다음 '확인' 버튼을 클릭합니다.
다시 작성하던 문서로 들어가서 본인이 '바꾸기'에 넣었든 텍스트나 기호를 입력하고 스페이스 바를 누르면, 본인이 원하는 결과의 텍스트나 기호가 자동으로 나타납니다. 작동하지 않으면 도구, 환경 설정으로 돌아가 '자동 대체'가 선택되어 있는지 확인해봅니다. 짧은 대체 단어를 선택하고 고유한 문자 조합을 사용하면 구글 문서에서 사용자가 원하는 단어를 대체하여 편리하게 이용할 수 있습니다.
5. 더 넓은 공간에서 문서 작업
구글 문서에서 도큐먼트 작업하다가 작업 공간을 좀 더 넓게 확보해서 문서 작업을 하고 싶을 때가 있을것입니다. 이럴때 단축키 Ctrl-Shift-F를 누르면 화면을 더 넓고 실용성있게 사용할 수 있습니다. 또는 구글 문서의 상단 툴바의 '보기'에서 '전체 화면'으로 해주면 문서를 전체 화면으로 볼 수 있습니다.
기억해야 할 점은, 모든 개별 문서 유형에 대해 이 기능의 기본 설정을 해야합니다. 따라서 텍스트 문서에서 소형 컨트롤을 설정하면 스프레드시트 편집기에서 스프레드시트를 설정하기 전까지는 스프레드시트에서 이 레이아웃을 사용하지 않습니다.
이 기능은 텍스트 문서, 도면, 스프레드시트 및 프리젠테이션의 메뉴 막대 크기를 줄이는데도 같은 방법입니다. 이 설정은 전체 디스플레이 크기로 확장되지 않지만 전체 브라우저 탭을 대신 사용하고 모든 Google 문서 도구 메뉴 및 툴바를 숨깁니다.
6. 북마크 추가
매우 긴 문서를 작성하는 경우 읽기나 공동 작업을 좀더 쉽게 하기 위해 섹션으로 나눌 수 있습니다. 북마크 섹션은 본질적으로 문서의 특정 부분에 대한 하이퍼링크 사이드바를 만듭니다. 먼저 북마크를 원하는 텍스트 문단을 지정한 다음, 구글 문서의 상단 툴바의 '삽입'으로 들어가서 '북마크'를 눌러줍니다.
아래와 같이 북마크 표시가 나타나면 링크를 삽입하면 됩니다.
7. 일반 텍스트 파일 구글 문서로 보기
Emacs, Gedit, Notepad, Vim 같은 일반 데스크탑 텍스트 편집기를 사용하려는 경우 해당 앱에서 생성된 파일은 구글 문서도구에 표시되지 않을 수 있습니다. 일반 텍스트 파일을 구글 문서 도구에 업로드하기 전에 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 이름 바꾸기를 선택한 다음 '.txt' 파일 이름으로 확장자 명을 추가하거나 바꿔 줍니다. 그러면 아무 문제없이 구글 문서 도구에서 해당 문서를 읽을 수 있습니다.
8. 음성으로 명령하여 문서 사용
구글 문서 또는 구글 프레젠테이션의 발표자 노트에서 음성으로 입력하고 수정할 수 있습니다. 음성 입력 혹은 음성 명령을 사용하려면 우선 컴퓨터 마이크가 켜져 있고 제대로 작동해야 합니다.
사용자가 간단한 음성 명령으로 텍스트를 작성하고 편집 할 수 있도록 구글 문서도구에서 음성 입력을 시작할 수 있습니다. 예를 들어, 문서를 작성하다가 'highlight [word]'라고 말한 다음 'delete'를 사용하여 해당 단어를 제거 할 수 있습니다. 이 기능을 사용하려면 구글 문서의 상단 툴바의 '도구'로 들어가서 '음성 입력'으로 이동하거나, 또는 단축키 Ctrl+Shift+S 누르면 빨간색의 마이크가 활성화됩니다.
9. 댓글에 특정인 태그 달기
구글 문서에서 여러 사람과 협업 작업하는 경우 문서에 댓글을 달고 특정인을 태그할 수 있습니다. 이는 이메일로 알림을 받고 거기에서 응답할 수 있음을 의미합니다. 댓글 창이 나타나면 답글을 달면 됩니다.
10. 구글 문서 검색 사용
구글 문서 도구에서는 내가 잃어버린 문서를 작성, 수신 및 공유하는 것이 매우 쉽습니다. 파일을 깔끔하게 정리하고 보관하기 위해 파일 및 폴더 규칙이 반드시 필요한 것은 아닙니다.
구글 문서로 이동하여 로그인 후, 찾고 있는 것을 검색해보세요. 구글 문서 유형과 관계없이, 검색어가 문서나 파일에 있는지에 관계없이, 구글 문서 도구는 찾고자하는 검색어를 찾아줄 것입니다.
11. 추가 메뉴 옵션 검색
구글 문서에는 상단 툴바에서 눈에 띄는 메뉴보다 상황에 맞는 추가 메뉴 옵션이 더 있습니다. 추가 메뉴 옵션을 찾거나 검색하려면, 문서에서 단축키 Alt+/ 누르면 '메뉴 검색' 옵션 창이 표시됩니다. 다른 워드 워드프로세서 애플리케이션에서 사용한 거의 모든 기능을 찾으면 여기에서 찾을 수 있습니다.
12. 알림 설정
공유 댓글에 대한 이메일 알림을 중지하려면 문제가 되는 문서를 열고 화면 오른쪽 상단에 말풍선 모양의 아이콘을 클릭하면 종모양의 '알림' 창이 뜹니다. '알림'을 클릭해서 나타나는 드롭 다운 메뉴에서 '없음'으로 선택하면 더이상 알림을 받지않습니다.
13. 새 탭에서 구글 문서 열기
기본적으로 구글 문서 도구에서 각 문서를 열면 현재 열려있는 같은 페이지에서 열립니다. 하지만, 새 탭에서 열기로 클릭해 주면 같은 브라우저에서 새 탭으로 파일이 열리도록 동작 변경을 할 수 있습니다.
원하는 문서 이름 맨 오른쪽 끝에있는 세 개의 점을 클릭하면 드롭 다운 메뉴가 열립니다. 여기에서 '새 탭에서 열기'를 클릭하면 브라우저의 새로운 탭에서 문서가 열리게 됩니다.
14. 협업 작업시 항목 변경한 사람 확인
구글 문서도구를 이용해서 협업 작업을 할 경우, 누가 공동 작업 문서에서 어떤 변경 작업을 했는지 확인할 수 있습니다. 시작하려면 파일을 클릭하고 업데이트 내역을 확인하십시오. 사이드바가 오른쪽에 열리고 최근의 모든 문서 변경 내용이 자세히 설명됩니다. 문서를 편집한 모든 사람이 사이드바에 해당 색상으로 나타납니다.
다른 편집기에서 변경한 내용은 지정된 색상으로 강조 표시됩니다. 스프레드시트의 셀별 수정본과 같은 추가 세부 사항을 보려면 사이드바 맨 아래에 있는 자세한 수정 사항 표시 단추를 클릭하십시오.
문서를 이전 버전으로 복원하려면 기록에서 원하는 버전을 찾은 다음, 편집기 이름 아래에서 이 버전 복원을 클릭하십시오. 색상을 강조 표시하지 않고 문서 개정판을 보려면 사이드바 하단에서 변경 사항 표시 상자를 선택 취소하십시오. 변경하지 않고 수정 내역을 끝내려면 사이드바 상단에있는 X를 클릭하면됩니다.
15. 쉽고 빠르게 이미지 삽입
구글 문서도구에서는 데스크탑에서 문서로 파일을 드래그 앤드 드롭으로 빠르게 삽입할 수 있습니다. 최신 버전의 주요 브라우저를 사용하는 경우, 거의 모든 이미지를 새로운 텍스트 문서에 드래그해서 바로 삽입할 수 있습니다. 하지만, 너무 큰 이미지는 처리 할 수 없다는 것이 단점입니다.
16. 오프라인 작업
구글 문서는 이제 모든 사용자의 편의를 위해 오프라인에서도 문서를 만들고 편집 할 수 있습니다. 구글 문서 홈페이지에서 왼쪽 상단 메뉴 옵션에서 세 개의 수평선으로 표시되는 아이콘을 클릭하여 '설정'을 선택하고 들어갑니다.
아래와 같이 나타나는 팝업 창에서, '오프라인'을 활성화 시켜줍니다.
여기서 체크해야 될점은, 구글 문서를 오프라인으로 사용하려면 크롬 브라우저에 'Google 문서 오프라인' 확장 프로그램이 설치되어 있거나 활성화되어 있어야 합니다.
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