구글 드라이브(Google Drive)를 사용해 보셨나요? 구글 드라이브는 언제 어디서든 사진, 문서, 디자인, 그림, 녹음 파일, 동영상 등을 보관했다가 쓸 수 있는 자료저장 서비스입니다. 구글(Google) 계정을 만들면 누구나 15GB까지의 저장용량이 주어지며 무료로 사용할 수 있습니다. 또한 지메일(gmail)에 첨부된 파일들을 구글 드라이브에 저장했다가 스마트폰이나 태블릿 등 다른 기기에서 어디에서나 꺼내 볼 수 있어서 매우 유용합니다.
보통 자료를 공유해서 사용하기 위해 유료 서비스를 이용하기도 하는데, 구글 드라이브를 사용하면 비용을 아낄 수도 있고, 워드나 파워포인트, 엑셀작업도 해당된 독립 프로그램 없이 편집이 가능합니다.
구글 드라이브에서 구글 문서, 스프레드시트 및 프레젠테이션 파일을 공유하면 다른 사람들과 공동 작업을 보다 쉽고 효율적이게 할 수 있습니다. 요즘은 파일을 주고 받을 때 인터넷만 연결되어 있으면 링크 한 줄만으로 간편하고 빠르게 파일을 다운로드 받을 수 있습니다. 특정 폴더나 파일을 원하는 사람과 공유해서 쓸 수 있기 때문에 잘만 활용하면 유익하게 사용할 수 있는 알찬 서비스입니다.
구글 드라이브를 사용하여 누구나 쉽고 빠르게 공유하는 방법에 대해 알아 보겠습니다.
목 차
📌구글 드라이브 사용법
구글 드라이브에 로그인 한 뒤, 구글 홈페이지의 우측 상단에서 바둑판 모양의 아이콘을 클릭하면 구글 메뉴들이 죽~ 나오는데 그 중에서 '드라이브' 아이콘을 클릭합니다.
구글 드라이브 화면 구성을 보면, 왼쪽 상단에 "새로 만들기"라는 버튼이 보이는데 이것을 눌러서 드라이브에 새폴더를 만들거나 파일 또는 폴더를 업로드 할 수 있습니다. 또는 화면에서 아무곳이나 마우스 오른 클릭만해도 드라이브에 새폴더를 만들거나 파일 또는 폴더를 업로드 할 수 있는 팝업창 메뉴가 나타납니다.
업로드한 파일이나 새로 만든 파일은 내 구글 드라이브에 저장이 되고, 아래와 같이 상단에서 부터 가장 최근에 작업된 순서대로 빠른 액세스, 폴더, 파일 순으로 화면에 나열됩니다.
오른쪽 상단에 바둑판 모양의 아이콘을 클릭하여 '바둑판 보기'와 '목록 보기' 형태로 변경하여 볼 수 있습니다.
이제 구글 드라이브에서 작업하고자 원하는 파일이나 폴더에 마우스 오른쪽 클릭을 하면 미리보기, 연결앱, 공유, 이동, 이름바꾸기, 다운로드, 삭제 등 다양한 메뉴들이 나올것입니다. 이 메뉴들로 폴더와 파일을 관리하면 됩니다.
파일이나 폴더를 삭제하고 싶으면 해당 파일이나 폴더에 마우스 오른쪽 클릭합니다. 그러면 아래와 같이 메뉴 리스트의 맨 아래에 '삭제'를 클릭하면 됩니다. 여기에 나타나는 메뉴 리스트 중에서 이것저것 만져보고 적용해보면 사용법이 너무 쉽기 때문에 금방 이해가 될것입니다.
구글은 사용자를 위한 편의성을 제공하기 위해 워드, 설문지, 엑셀, 파워포인트(프리젠테이션)를 독립된 프로그램 없이 접근할 수 있도록 서비스를 제공하고 있습니다.
구글 드라이브에서 직접 새로 파일을 작성하거나 템플릿을 이용해 만들 수도 있습니다. 기존의 MS office에서 만든 파일이라도 수정, 삭제가 가능하기 때문에 컴퓨터에 오피스가 없더라도 구글 드라이브에서 쉽게 도큐먼트 작업을 할 수 있습니다.
요즘은 스마트폰 사진을 많이 찍는데 용량이 많아질 때 구글 드라이브를 주로 이용하기도 하고, 업무용 파일을 언제 어디서든 사용하고 싶을 때 구글 드라이브에 업로드하여 사용할 수 있습니다.
📌공유할 파일 업로드
구글 드라이브를 공유해서 사용하는 방법은 세 가지가 있습니다.
1. 모든 웹 사용자가 찾아서 엑세스할 수 있는 방식의 경우 로그인 할 필요가 없습니다.
2. 링크가 있는 사용자는 누구나 엑세스할 수 있습니다. 구글 드라이브에서 파일을 보내는 사람이 링크 주소를 알려주면 모든 사용자는 로그인 필요없이 다운로드 받는 방식입니다.
3. 특정 사용자만 사용할 수 있게 만드는 방식입니다. 보통 메일을 보내서 로그인한 사용자가 접근이 가능한 방식입니다.
먼저 구글 드라이브에 로그인한 후, 상단에서 '내 드라이브' 버튼을 클릭해서 나타나는 드롭다운 메뉴에서 '파일 업로드'를 선택하여 공유할 사진이나 파일을 업로드 해줍니다.
이렇게 내 드라이브에 파일 업로드가 완료되면 오른쪽 아래에 팝업 메시지로 알려줍니다. 아래에 뜨는 팝업 메시지에 마우스를 갖다대면 폴더모양의 아이콘으로 바뀝니다. 이것을 누르면 해당 파일로 바로 이동하기 때문에 파일이 많아서 추가된 파일을 찾기 힘들 때 매우 유용합니다.
📌공유 파일 링크 만들기
파일을 누구나 다운받을 수 있도록 설정하기 위해서는 링크 주소를 삽입해야 합니다.
1. 먼저 공유할 파일을 선택합니다.
2. 상단에 나타나는 링크 아이콘을 클릭하면 '링크 공유 사용 중'이라는 팝업창이 뜸니다. 여기서 생성된 링크는 모든 사용자가 볼 수 있는 공개된 상태의 링크임을 확인할 수 있습니다.
📌문서 공유 설정
문서 공유 설정하는 방법에는 두 가지의 접근 방식이 있습니다.
첫번째 방식, 공유할 파일을 선택했을때, 상단에 나타나는 '링크' 모양의 아이콘을 클릭해서 뜨는 팝업창의 아래에 '공유 설정'이라는 링크를 눌러주면 '다른 사용자와 공유'라는 팝업창이 뜹니다.
두번째 방식, 공유할 파일을 선택했을때, 상단에 나타나는 '사람+' 모양의 아이콘을 클릭하면 '다른 사용자와 공유'라는 팝업창이 바로 뜹니다. '다른 사용자와 공유'라는 팝업창에서는 링크가 공개적으로 검색엔진에 노출 되길 원하는지, 링크를 통해서 접속한 사람이 수정할 수 있게 할지 등의 옵션을 설정 할 수 있습니다.
📌다른 사용자와 공유 - 자신이 원하는 옵션으로 공유 설정하기
공유 설정에서 이 부분이 가장 중요하다고 할 수 있는데, '다른 사용자와 공유' 팝업창에는 두 가지의 접근 방식이 있습니다. 첫째, 링크 공유 사용 설정 방법과 둘째, 사용자 지정 설정 방법이 있습니다.
1. 링크 공유 사용 설정
'링크가 있는 모든 사용자가 볼 수 있음 ▼'을 눌러 드랍다운되는 메뉴 중에서 원하는 옵션으로 선택해서 공유할 수 있습니다. 아래 이미지에서 볼 수 있듯이 링크를 공유했을 때 방문한 사용자가 수정할 수 있는지, 댓글을 달 수 있는지 등을 설정할 수 있습니다. 만약, ‘끄기 - 특정 사용자만 액세스 할 수 있음’을 체크한다면 링크는 특정 사용자에게만 허용이 되며, 링크 액세스시 로그인이 요구됩니다.
'링크 공유 사용 중'에서 옵션 설정에 보면 해당 URL의 엑세스 권한의 3가지 옵션을 볼 수 있습니다.
- 끄기 - 특정사용자만 엑세스할 수 있음 (아래 '사용자'에서 메일을 받은 사람만 해당)
- 링크가 있는 모든 사용자가 수정할 수 있음 (링크를 복사해서 전달할 수 있음)
- 링크가 있는 모든 사용자가 댓글을 달 수 있음 (댓글다는 권한 지정)
- 링크가 있는 모든 사용자가 볼 수 있음 (볼수만 있는 권한 지정)
- 아래쪽에 '더보기...'를 눌러주면, 오른쪽 이미지처럼 '링크 공유' 화면으로 한번 더 이동됩니다.
- 사용 - 모든 웹 사용자 (로그인이 필요 없는 모든 웹 사용자)
- 사용 - 링크가 있는 모든 사용자 (로그인이 필요 없는 링크가 있는 모든 사용자)
- 사용 안함 - 특정 사용자 (특별히 지정한 특정 사용자와 공유함)
👉 이렇게 세 가지 중에 하나를 선택해서 사용자가 다운로드 받을 수 있도록 공유 설정을 변경할 수 있습니다.
위의 오른쪽 이미지의 '다른 사용자와 공유' 팝업창에서 오른쪽 아래 모서리에 '고급' 링크를 클릭합니다.
그러면 아래와 같이 '공유 설정' 팝업창으로 들어갑니다. 여기에 '엑세스 권한이 있는 사용자'에서 아래 '링크가 있는 모든 사용자가 볼 수 있습니다.'의 오른쪽에 '변경'을 클릭해줍니다. 위에서와 마찬가지로 '링크 공유' 팝업창으로 들어가서 액세스 권한 세부 설정을 변경할 수 있습니다.
2. 사용자 지정 설정
아래에 보면 '사용자'에서 파일을 공유하고 싶은 특정 사용자의 이름 또는 이메일 주소를 입력 할 수 있습니다. 즉, 특별히 지정한 사용자만 접근할 수 있게 메일을 보내 공유 링크에 접근하게 만드는 것입니다. 보낼 메일을 빈칸에 적고 오른쪽의 펜을 클릭하면 권한(수정가능, 댓글 작성 가능, 보기 가능)을 지정할 수 있습니다.
📌링크 셋팅 완료 후, 공유 링크 복사 후 사용하기
원하는 링크 공유 설정이 되었으면 '링크 복사'를 클릭해서 복사한 후에, 링크 붙이기를 원하는 곳이나 사용자에게 링크를 보내 공유가 가능하게 됩니다.
📌복사한 링크를 이메일로 보내서 공유하기
이메일 작성할 때 맨아래에 있는 링크 아이콘을 클릭하면 '링크 수정' 팝업창 화면이 나타납니다. 여기에서 이메일에 표시할 텍스트를 넣은뒤에 '확인' 버튼을 누릅니다.
아래와 같이 링크가 걸린 이메일이 생성됩니다. 이제 '보내기' 버튼을 누르면 아래와 같이 '수신자에게 파일 액세스 권한을 부여해야 함'이라는 팝업창이 뜨면서 다시한번 공유 확인을 요구합니다.
여기에서 수신자와 공유할 링크의 세부 설정을 최종적으로 변경할 수도 있습니다.
다음은 수신자가 이메일을 받았을때 열어 본 페이지 입니다. 수신자가 링크 또는 파일을 클릭했을 때, 공유한 문서를 바로 열어볼 수 있거나 다운로드 받을 수 있는 창이 나오는 것을 확인할 수 있습니다.
링크를 클릭하면 공유한 파일이나 문서가 새창으로 열립니다. 여기에 수정할 수 있는 권한을 주면 다운로드까지 가능하게 됩니다. 예제에서는 문서에 링크 공유를 해봤지만 폴더도 가능합니다.
구글 드라이브는 어렵지 않게 공유하며 사용할 수 있습니다. USB나 유료 서비스를 사용할 것 없이 언제 어디서나 구글 드라이브 앱이 설치된 스마트폰이나 컴퓨터로 파일을 공유하여 주고 받을 수 있습니다.
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